スタッフのやる気と生産性アップ!診療以上の価値を生むミーティングの作り方|歯科医院 経営コンサルティングで国内最大|船井総合研究所

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スタッフのやる気と生産性アップ!診療以上の価値を生むミーティングの作り方

このような方にオススメ

  • 朝礼・終礼・ミーティング運営のやり方がわからない
  • 院長だけでは限界がきたので院長以外の従業員のやる気をアップさせたい
  • 従業員1人1人の生産性を高めたい
  • 5年後、10年後将来的に院長が不在でも円滑に回る歯科医院を作りたい

取り組み概要

▼診療以上の価値を生む魅力溢れる会議の作り方
現場の会議でファシリテートさせていただく機会が多いですが、

いつも私は「今日は診療時間を削ってまで行う価値ある会議であったかどうか」を頭の中で振り返るようにしています。

 

 

会議を行うということは「診療時間を削る」+「人件費が発生する」ので一時的損失が生まれます。例えば従業員20人の歯科医院で1人あたり生産性が均して10万円、平均人件費1時間あたり1500円であれば8時間全体会議を行うと20人×10万円+20人×1500円×8時間=224万円の一時的損失です。この数字を削っても価値を生む会議をしなくてはならないわけです。では、どのように価値を生むか。会議で話し合うべきテーマ、共有するべき目的を整理し、場面をそれぞれ変えていきます。時間管理マトリックスで考えてみます。

 

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第1領域(やらなければいけないこと)
…日々の顧客管理、クレーム対応、既に稼動しているプロジェクトの打ち合わせ
第2領域(やらなくてもよいが企業成長に向けてやるべきこと)

…方針発表会、成功事例共有、今後稼動させていきたいプロジェクトのすり合わせや目標達成に向けた会議
第3領域(無意味にやらなければいけないこと)
…レアケースな問題解決
第4領域(やらないほうがよいこと)
…マイナス意見が多い会議や院長・上長だけが発している会議
このように皆様の会社で行っている会議項目を棚卸しして領域を分けてみましょう。そして場面を分けていきます。

もちろん、第2領域に時間を割けば割くほど、営業以上の価値が生まれます。

そして今の時期ですと2015年に向けた方針発表会を企画している時期です。

 

このような3年後、10年後、未来に向けた時間はできるだけ社内ではなく、

ホテルなどの会議室を借りて非日常空間で共有してもらうことがよいでしょう。

 

そして第1や第3領域はなるべく日々の朝礼や終礼、SNS、日々の打ち合わせ等で対応していきましょう。

棚卸ししたり、何かを始めるためには捨てる覚悟と努力が必要です。意外と第4領域の内容も混在しているものです。

年末ですから、大掃除とともに、来期の会議スケジュールもこの機会に見直してみてください。

 

魅力溢れる会議を開催するにあたって私自身が心がけていることがあります。

それは1人欠かさず全員が参加している会議になっているかどうかです。

「全スタッフ主役型ミーティング」というものを実施します。

 

歯科業界のマネジメントの特徴は

①個人数字だけで評価がしづらい

②女性が中心の職場

という2点が挙げられます。そんな歯科業界では

『従業員の自主性=長所伸展教育×責任感の付与』がモチベーション向上のためのアプローチとして有効かと思います。

 

それでは全スタッフ主役型ミーティングの運用方法をご紹介しましょう。

Ⅰステップ)院内全体の目標を明確にし、細分化する
Ⅱステップ)従業員個々の長所を見極め、目標達成に応じた責任を与える
Ⅲステップ)1人1テーマでのプロジェクト制として実行し、ミーティング全体で共有し、行動計画を磨き上げる

(このステップを繰り返し、数値目標を3ヶ月連続で達成した段階でテーマを変える)

 

事例を挙げると2015年自費率30%が大目標の歯科医院だとします。この大目標を分解し、

「インプラント月間5件達成チーム」「ホワイトニング月間10件達成チーム」「自費歯周病治療30件達成チーム」としたり、

「カウンセリング件数月間50件達成チーム」「成約率65%達成チーム」「ホームページ月間アクセス1000達成チーム」としたり

医院によって細分化の仕方は様々です。

 

ただ、可能な限り、数字目標を各テーマに盛り込むほうが達成度合いは分かるので

定性目標よりも定量目標を定めることをお勧めします。

 

またテーマ数は従業員数に合わせたほうが良いですが、組織の状況によっては

2人1テーマなどユニット単位で実施します。
テーマが決まったら各従業員の長所に合わせて担当を振り分けていきます。
ここまで決まったらあとは実行するのみです。そして目標が達成した段階で組織の一体感に

つながる還元もしくは待遇への還元があると理想的です。
一体感につながる還元は慰安旅行や食事会などの院外交流、待遇への還元は賞与などに
反映させる仕組みですね。

 

最後に、参加したくなる!発言したくなる!会議10のポイントです。
日々の会議が充実している、診療以上の価値を生む会議を実施している

医院には共通の特徴があります。それは「会議に参加するにあたっての心得」を掲げ、組織全体に浸透させていることです。

 

上記はある歯科医院の事例ですが、このような心得を掲げているところがあります。
この10の心得を全員が守ることで勤続年数、職種、立場に関係なく、風通しの良い全員が参加したくなる、

発言したくなる会議が出来上がるでしょう。

 

特に会議当日にテーマが伝達され、

その場で議題解決に向けて考える時間が増えれば増えるほど、時間あたりの会議のクオリティが下がります。

事前に議題テーマを決めて、告知し、事前に提案内容を全員が持ち寄った上で会議に参加する流れを作りましょう。
会議の話とは少し離れますが、最後にイキイキした歯科医院作りの共通項をお伝えします。

“ありがとう”が飛び交う環境があることです。そしてこの“ありがとう”は院外頻度、院内頻度で分けてみます。
歯科医院でいうと外部からの“ありがとう”が多い職種は「歯科医師→歯科衛生士→歯科助手・受付」といった順番にどうしてもなってしまいます。当社だと「コンサルタント→サポートスタッフ(経理、総務、セミナーフォロー)」という流れに社外的にはなってしまいます。

 

社外的に“ありがとう”がもらいにくい職種が存在する場合は社内的に“ありがとう”を言える環境を作りましょう。当社は毎年1月上旬全社員が集う研修会があり、その中で表彰式が数十項目あります。一昔前まではコンサルタント部門の表彰がメインでした。

 

でも今は違います。現社長の意向もあり、サポートスタッフさん中心の表彰式にシフトしていっています。昔と今では全く環境が違い、間違いなく風通しの良いグレートカンパニーに近づいていることを実感します。
私含めて「今、なぜ安心して自分の仕事ができているのか」「クライアント様に感謝してもらえることができるのか」自問自答してみる必要があるようです。自分を支えてくれる周りの人がいるからですね。常に感謝力を持って日々望んでいきましょう!

目標達成までのスケジュール

  • トップヒアリング+50問1答マネジメント診断

  • スタッフピックアップヒアリング

  • ESR(雇用者満足度調査)アンケート分析

  • 経営数値分析

  • STEP1の結果報告

  • 3ヵ年数値シュミレーション立案・目標設定

  • STEP3で行う方針発表会と今後のミーティング運営の打ち合わせ

  • トップの経営計画・ビジョン発表

  • スタッフ各自からの夢・目標発表

  • (船井総研より)医院に合わせた研修会

  • 毎月1回、目標達成に向けたプロジェクトミーティングを行います

費用と期間の目安

(ステップ1~3  36万円~×2ヶ月(税抜き)

(ステップ4  30万円~×12ヶ月(税抜き)

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