歯科医院経営ブログ・アポイントシステムを再考しませんか？

今日は佐賀に伺って今博多まで来ました。これから大阪に帰ります。

時々、先生から相談で「忙しいのだが、アポイントが上手く回っていないような気がする。アポイントは先の方なのに、時々患者さんがいない時間がある。自分やスタッフの手が空いているときがある。」

というような話があります。

要因として考えられることとしては、

アポイントが患者の希望と、当院の入れたい希望があっていないこと、そして、

診療室内のアポイントの入れてほしい希望と受付部門の入れるべきだと考えているアポイントの入れ方の認識が一致していないということから起こる問題だと思います。

受付部門としては、診療が押さないようにきっちりアポイントを入れたいと考えるので、多少ディフェンシブなアポイントになってしまうことが多いようです。

その要素を解決するためには、アポイント帳の様式を変えることで解決できることがあります。

特にユニット別にアポイントをとられていない場合は、ユニット別のアポ帳に変えることで解消できる可能性があります。

アポ帳がユニット数よりも少ない場合は、例えば、アポ帳1列に2ユニット分のアポイントが入っているわけですから、ユニットが空きやすくなります。

それをユニット別にすることで、リアルタイムのアポイント状況の再現に近い状態を視覚的に分かるように作り出すことができることがメリットです。

私の経験上、この方法で、20％程度の増患に成功したことが何度かあります。

さらに効率的にアポイントを取りたい、診療をスムーズにしたいという方は、最終的には予約管理システムやソフトを導入することが有効になってきます。

最近はクラウド型の安価なシステムも出てきていますので、そのようなものを活用されている方もいます。

メリットはやはり、リアルタイムで、全員がどの場所からでもアポイントを取れることでしょう。

つまり、明後日16時のキャンセルが発生したという時点で、受付がPC上でアポイント帳を変えれば、DrがユニットサイドのPCで治療中の患者さんに明後日のアポイントを勧めることができるからです。

御院のアポイントシステムを再度見直すことで診療の内容はさらにスムーズになることと思います。